Повышение эффективности использования своего времени
Планируйте свои встречи
Тщательно изучите свой календарь, обратите внимание на те встречи с коллегами, клиентами, представителями властей, которые проходят периодически, но не планируются заранее. Если встреча повторяется хотя бы раз в квартал, то её необходимо включать в список потенциальных событий на определенный период, это же касается и внутрикорпоративных встреч. Это позволит сократить общее количество стихийных совещаний и вы сможете тратить на совещания меньше времени.
Готовьтесь к совещаниям заранее
Создайте небольшую профильную инструкцию по подготовке к совещаниям, и согласно ей распределяйте все пункты в повестке дня в соответствии с приоритетами, от «решить обязательно» до «обсудить по возможности». Плюс к этому добавьте комментарии с предыдущими договоренностями. Постарайтесь вынести за скобки все подготовительные моменты и не бойтесь приглашать экспертов, как своих. так и сторонних. Введите строгий порядок оповещения о совещании, с датой и временем встреч, что позволит всегда иметь в свободном распоряжении свободную переговорную комнату.
Общайтесь письменно
Чтобы сотрудники решали вопросы более эффективно и не забывали о них, лучше сообщать о возникших проблемах в письменной форме через электронную почту, особенно это удобно когда вопрос требует участия более чем одного человека, можно обозначать приоритеты, прикладывать документы. Разработайте правила внутрикорпоративной деловой переписки, с изложением сути проблемы в заголовке письма.
Стандартные схемы для работы
Вам будет легче если все будут использовать единый подход в формализации своих проблем по формулированию задач, сбору информацию и т.д., оформите это в виде коротких инструкций. И тогда каждая проблема будет описывается по стандартной схеме, и может включать паспорт проблемы (историю ее возникновения), сроки устранения, оценку ущерба (упущенную выгоду), дополнительные затраты компании, в случае если ее не удастся решить, возможную потерю деловой репутации и пр.
Нестандартные ситуации
Конечно всё запланировать невозможно, иногда случаются форс-мажоры и тогда необходимо оперативно принимать решения. Это можно решить за счет распределения зон ответственности для решении каждого типа ситуаций.
Избавляйтесь от чужих задач
Сотрудники разных подразделений могут понимать одни и те же задачи по-разному, линейному руководству порой не всегда удается донести до нижестоящих уровней, как следует исполнять те или иные действия, тем более если задачи исходят из смежных подразделений. Работа будет выполняться более эффективно когда подразделения смогут взаимодействовать напрямую, но для этого нужна открытость, прозрачность внутри компании, чтобы сотрудники понимали структуру, функциональное деление и могли свободно ориентироваться и находить контакты людей которые владеют информацией.
Соседство руководителей
Если задача предполагает взаимодействие разных подразделений, то будет удобно если они будут располагаться рядом друг с другом, это улучшит коммуникацию, повысит скорость и эффективность решения задач.
Копилка мелких дел
Отойдите от практике решения проблем по мере их поступления, вместо этого отведите в своем расписании специальное время для решения несрочных, но важных незапланированных проблем.
Личное время
Каждому человеку порой необходимо решить какие-либо свои личные вопросы в рабочее время. обычно это делается тайком, что плохо влияет на эффективность труда. Договоритесь сколько времени каждый сотрудник открыто может тратить на решение личных проблем, без ущерба для работы. Для этого создайте комфортную атмосферу и доверительные отношения.